Gegevensbescherming voor u als onze klant

Informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

Zorgvuldigheid en transparantie vormen de basis voor een op vertrouwen gebaseerde samenwerking met onze klanten. Daarom informeren wij u over hoe wij uw gegevens verwerken en hoe u gebruik kunt maken van de rechten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming u biedt. Welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel, hangt van de contractuele relatie af.

Wie is er verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

DEISS B.V.
Neon 37
NL-4751 XA Oud Gastel
Nederland
Tel. +31 165 560553
E-mail info@deiss.be

 

Hoe kunt u de Functionaris voor gegevensbescherming bereiken?

U kunt onze Functionaris voor gegevensbescherming bereiken via:

DEISS B.V.
Functionaris voor gegevensbescherming
Neon 37
NL-4751 XA Oud Gastel
Nederland
E-mail: datenschutz@deiss.be

 

Welke persoonsgegevens van u gebruiken wij?

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u een vraag hebt, een offerte door ons wilt laten opstellen of een overeenkomst met ons wilt sluiten. Bovendien verwerken wij uw persoonsgegevens onder andere ook om wettelijke verplichtingen na te komen, om een gerechtvaardigd belang te behartigen, maar ook op grond van door u verleende toestemming.

Afhankelijk van de rechtsgrond gaat het hierbij om de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Voornaam, achternaam
  • Communicatiegegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
  • Contractuele stamgegevens, met name overeenkomstnummer, looptijd, opzegtermijn, soort overeenkomst
  • Factuurgegevens/omzetgegevens
  • Gegevens over de kredietwaardigheid van uw bedrijf
  • Betalingsgegevens/informatie over de bankrekeningen van uw bedrijf
  • Evt. accountgegevens, met name registratie
  • en inloggegevens
  • In het geval van evenementen evt. video-opnames of foto's

 

In verband met de voorbereiding van de overeenkomst maken wij ook gebruik van gegevens die derden aan ons beschikbaar hebben gesteld. Afhankelijk van de soort overeenkomst gaat het hierbij om de volgende categorieën persoonsgegevens:

Evt. informatie over de kredietwaardigheid (via kredietbureaus) van uw bedrijf

Uit welke bronnen komen de gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens die door onze klanten, dienstverleners en leveranciers worden verstrekt.

Bovendien gebruiken wij voor persoonsgegevens de volgende bronnen:

  • Kredietbureaus
  • Openbaar toegankelijke bronnen: Handels- of verenigingsregisters, lijsten met namen van kredietnemers, kadasters
  • Andere bedrijven binnen het concern

 

Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens nemen wij met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) [Duitse wet inzake gegevensbescherming] alsook alle overige relevante wet- en regelgeving in acht.

1. Op grond van door u verleende toestemming (art. 6, lid 1, punt a) AVG)

Indien u ons vrijwillig toestemming hebt gegeven voor de verzameling, verwerking of doorgifte van bepaalde persoonsgegevens, vormt deze toestemming de rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van door u verleende toestemming in de volgende gevallen:

  • het versturen van e-mail-newsletters;
  • het gepersonaliseerd tracken van newsletters;
  • marktonderzoek (bijv. klantentevredenheidsenquêtes);
  • marketing en reclame, het aanmaken van klantenprofielen.

 

2. Om een overeenkomst na te komen (art. 6, lid 1, punt b) AVG)

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om de koopovereenkomst uit te voeren.

  • Contactopname met betrekking tot het contract, contractbeheer, continue klantenservice, servicecentrum, afhandeling van garantieclaims, vorderingbeheer, beheer van contractbeëindigingen.
  • Nadere informatie over de doeleinden van de gegevensverwerking is te vinden in de desbetreffende contractuele documenten en in de algemene voorwaarden.
     

3. Om wettelijke verplichtingen na te komen (art. 6, lid 1, punt c) AVG)

Als bedrijf zijn wij onderworpen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Om deze verplichtingen na te komen, kan het nodig zijn om persoonsgegevens te verwerken.

  • Controle- en meldingsverplichtingen overeenkomstig het Handelsgesetzbuch (HGB) [Duits Wetboek van Koophandel], de Umsatzsteuergesetz (UStG) [Duitse Wet op de Omzetbelasting] en de Einkommensteuergesetz (EStG) [Duitse Wet op de Inkomstenbelasting].
  • Voorkomen van/bescherming tegen strafbare feiten overeenkomstig het HGB, UStG, EStG.

 

4. Op grond van een gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, punt f) AVG)

In bepaalde gevallen verwerken wij uw gegevens om een gerechtvaardigd belang van onszelf of van derden te behartigen.

Indien u in verband met het sluiten van een overeenkomst uw e-mailadres aan ons doorgeeft, gebruiken wij dat om u te informeren over soortgelijke producten en aanbiedingen. De rechtsgrond hiervoor is dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de optimalisatie van onze aanbiedingen en bij het stimuleren van onze bedrijfsactiviteiten.

  • Centraal beheer van klantengegevens binnen het concern
  • Maatregelen in verband met de beveiliging van gebouwen en installaties - Videobewaking in verband met de waarborging van het huisrecht
  • Raadpleging van en gegevensuitwisseling met kredietbureaus om risico's wat betreft kredietwaardigheid en wanbetaling vast te kunnen stellen
  • Waarborging van de IT-beveiliging en het IT-beheer

Aan wie worden uw gegevens doorgegeven?

Om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen, worden uw persoonsgegevens bekendgemaakt aan diverse openbare instanties of interne afdelingen en ook aan externe dienstverleners.

Bedrijven die tot het concern behoren

DEISS is onderdeel van de SUND-groep, die klantengegevens centraal beheert. De medewerkers van alle tot het concern behorende bedrijven kunnen hiervan gebruikmaken, zodat wij hun ons gehele scala aan diensten uit één hand kunnen aanbieden. Via de link www.sund-group.com vindt u meer informatie over de bedrijven die tot de SUND-groep behoren.

Externe dienstverleners:

Wij werken samen met geselecteerde externe dienstverleners, om zo onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen:

  • IT-dienstverleners (bijv. dienstverleners op het gebied van onderhoud of hosting)
  • dienstverleners voor het vernietigen van dossiers en gegevens - dienstverleners op het gebied van drukwerk
  • telecommunicatie
  • betalingsdienstverleners
  • advisering en consulting
  • dienstverleners op het gebied van marketing of distributie
  • kredietbureaus
  • contractuele ditributeurs
  • dienstverleners op het gebied van telefonische ondersteuning (callcenters)
  • dienstverleners op het gebied van webhosting
  • lettershops
  • accountants

 

Openbare instanties:

Bovendien zijn wij in sommige gevallen verplicht om uw persoonsgegevens aan andere instanties door te geven, zoals overheidsinstanties, om zo te voldoen aan onze wettelijke meldingsverplichtingen.

  • Belastingdienst
  • Douaneautoriteiten
  • Sociale verzekeringsinstanties

 

Mocht u vragen hebben over afzonderlijk instanties waaraan wij uw persoonsgegevens verstrekken, dan kunt u contact met ons opnemen via: datenschutz@deiss.be.

Worden uw gegevens doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie (zgn. derde landen)?

Landen buiten de Europese Unie (en de Europese Economische Ruimte [EER]) hanteren een ander niveau van bescherming van persoonsgegevens dan landen binnen de Europese Unie. Voor de verwerking van uw gegevens maken wij ook gebruik van dienstverleners die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie. De Europese Commissie heeft op dit moment nog niet vastgesteld dat deze derde landen een passend beschermingsniveau bieden.

Daarom hebben wij bijzondere maatregelen getroffen, om te garanderen dat de verwerking van uw gegevens binnen derde landen op net zo veilige manier verloopt als binnen de Europese Unie. Wij komen met dienstverleners uit derde landen modelbepalingen inzake gegevensbescherming overeen die door de Europese Commissie beschikbaar zijn gesteld. Deze bepalingen bieden passende garanties wat betreft de bescherming van uw gegevens door dienstverleners in derde landen.

Verder zijn onze dienstverleners in de VS gecertificeerd overeenkomstig het EU-US Privacy Shield.

Indien u inzage in de bestaande garanties wilt krijgen, kunt u contact met ons opnemen via datenschutz@deiss.be.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om onze wettelijke en contractuele verplichtingen na te komen.

Indien het niet meer nodig is uw gegevens te bewaren om contractuele of wettelijke verplichtingen na te komen, zullen uw gegevens verwijderd worden, tenzij verdere verwerking ervan nodig is voor de volgende doeleinden:

nakomen van bewaarverplichtingen op grond van het handels- en belastingrecht. In dit verband moet met name worden gewezen op bewaartermijnen volgens het Handelsgesetzbuch (HGB) of in de Abgabenordnung (AO) [Duitse Algemene Wet inzake Rijksbelastingen]. De bewaartermijnen bedragen maximaal tien jaar.
verkrijgen van bewijsmateriaal in het kader van de wettelijke voorschriften inzake verjaring. Overeenkomstig de voorschriften inzake verjaring volgens het Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) [Duits Burgerlijk Wetboek], kunnen deze verjaringstermijnen in sommige gevallen maximaal dertig jaar bedragen; normaal gesproken bedraagt de verjaringstermijn drie jaar.

Welke rechten hebt u ten aanzien van de verwerking van uw gegevens?

Iedere betrokkene heeft het recht op inzage overeenkomstig art. 15 van de AVG, het recht op correctie overeenkomstig art. 16 van de AVG, het recht op wissing overeenkomstig art. 17 van de AVG, het recht op beperking van de verwerking overeenkomstig art. 18 van de AVG, het recht vanbezwaar overeenkomstig art. 21 van de AVG alsook het recht op overdraagbaarheid van gegevens overeenkomstig art. 20 van de AVG. Wat betreft het recht op inzage en het recht op wissing gelden de beperkingen overeenkomstig §§ 34 en 35 van de BDSG.

1. Recht van bezwaar

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor reclamedoeleinden indien daarbij gebruikgemaakt wordt van e-mail, zonder dat hiervoor andere kosten dan de transmissiekosten overeenkomstig de basistarieven ontstaan.

Welk recht hebt u in het geval van gegevensverwerking op grond van een gerechtvaardigd belang van uzelf of op grond van het openbaar belang?

U hebt overeenkomstig art. 21, lid 1 van de AVG het recht om te allen tijde, om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen het verwerken van persoonsgegevens die uzelf betreffen, als de verwerking op grond van art. 6, lid 1, punt e) van de AVG (gegevensverwerking met het oog op het algemeen belang) of op grond van art. 6, lid 1, punt f) van de AVG (gegevensverwerking met het oog op de behartiging van een gerechtvaardigd belang) geschiedt; dit geldt ook voor een op dit voorschrift gebaseerde profilering. Indien u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij kunnen aantonen dat er sprake is van dwingende redenen voor de verwerking die beschermd moeten worden en die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechten.

Welk recht hebt u indien uw gegevens worden verwerkt voor direct-marketingdoeleinden?

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct-marketingdoeleinden, hebt u overeenkomstig art. 21, lid 2 van de AVG het recht om er te allen tijde bezwaar tegen te maken dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor deze vorm van marketing; dit geldt ook voor profilering indien die verband houdt met direct-marketingdoeleinden. Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken voor deze doeleinden.

2. Intrekking van de toestemming

U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde weer intrekken. Wij wijzen erop dat de intrekking met onmiddellijke ingang in werking treedt.

3. Recht op inzage

U hebt het recht om erover geïnformeerd te worden of wij persoonsgegevens van u bewaren. Indien u dat wenst, delen wij u ook mee welke gegevens het betreft, voor welke doeleinden die gegevens worden verwerkt, aan wie deze gegevens bekendgemaakt worden, hoelang die gegevens bewaard worden en welke andere rechten u ten aanzien van deze gegevens hebt.

4. Overige rechten

Bovendien hebt u het recht om correctie van onjuiste gegevens of om wissing van uw gegevens te verlangen. Indien er geen reden bestaat om uw gegevens nog langer te bewaren, zullen wij die gegevens wissen of anders de verwerking ervan beperken. U hebt ook het recht om te verlangen dat wij alle persoonsgegevens die u ons verstrekt hebt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat aan u of aan een persoon of bedrijf van uw keuze beschikbaar stellen.

Bovendien hebt u recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 van de AVG in combinatie met § 19 van de BDSG).

5. Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u zich via de hieronder vermelde contactgegevens tot de verantwoordelijke of tot de Functionaris voor gegevensbescherming wenden of contact opnemen met de klantenservice: datenschutz@deiss.be / tel. +31 165 560553. Wij zullen uw vragen onmiddellijk en volgens de wettelijke voorschriften afhandelen en u informeren over welke maatregelen wij hebben genomen.

In hoeverre bent u verplicht om uw persoonsgegevens te verstrekken?

Om een zakelijke relatie met ons aan te gaan, moet u ons die persoonsgegevens verstrekken die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren of die wij op grond van wettelijke voorschriften moeten verzamelen. Indien u ons deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren en afhandelen.

Wijzigingen in deze informatie

Indien het doel waarvoor of de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, wezenlijk veranderen, zullen wij deze informatie tijdig actualiseren en u tijdig informeren over deze wijzigingen.

De status is juli 2021